Βελτίωση της Συνεργασίας στις Διαδικτυακές Συναντήσεις

Γράφει η Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου*
Ψυχολόγος BSc – Συστημική Ψυχοθεραπεύτρια, Συντονίστρια Σεμιναρίων

Τα τελευταία χρόνια, οι διαδικτυακές συναντήσεις σε εταιρικό περιβάλλον έχουν αυξηθεί σημαντικά, γεγονός που επιτείνει την ανάγκη να κατανοήσουμε την επίδραση που έχουν στην ψυχολογία των εργαζομένων, ώστε να βελτιστοποιήσουμε τον τρόπο διαχείρισής τους, για την προστασία της ευεξίας των ανθρώπων στο ψηφιακό εργασιακό περιβάλλον.

Οι διαδικτυακές συναντήσεις σίγουρα έχουν ορισμένα πλεονεκτήματα, όπως ότι επιτρέπεται στους ανθρώπους να συνομιλούν, ακούγοντας και βλέποντας ο ένας τον άλλον συγχρονισμένα, παρά την πιθανή γεωγραφική απόσταση. Αυτό δημιουργεί μια αίσθηση εγγύτητας με άλλους, που μπορεί να βελτιώσει τα συναισθήματα σύνδεσης. Οι εργαζόμενοι δεν αισθάνονται απομονωμένοι ή αθέατοι, εργαζόμενοι εξ αποστάσεως, ενώ μοιράζονται τόσο τις προσδοκίες όσο και την ευθύνη.

Η εγκαθίδρυση εμπιστοσύνης και κατανόησης (rapport building) στο διαδικτυακό περιβάλλον είναι μία δεξιότητα που μπορεί κάποιος να αναπτύξει. Επιτρέπει στις ομάδες να πάρουν ρίσκα, γιατί οι συμμετέχοντες αισθάνονται ασφαλείς^. δίνει νόημα στην εργασία μας, καθώς μοιραζόμαστε τα επιτεύγματά μας^. συμβάλλει στη δέσμευση των ανθρώπων με τους στόχους της ομάδας.

Οι δυνατές ομάδες δημιουργούνται με ισχυρές ατομικές σχέσεις. Στο φυσικό εργασιακό περιβάλλον, οι καθημερινές γρήγορες συνομιλίες με συναδέλφους στον διάδρομο ή στην κουζίνα της εταιρείας βοηθούν στη βελτίωση της επικοινωνίας. Όταν δεν υπάρχει αυτή η δυνατότητα, λόγω της απόστασης, η ανταλλαγή μηνυμάτων για μη εργασιακά θέματα, είτε γενικού ενδιαφέροντος είτε για να γνωρίσουμε καλύτερα τον άλλον, μπορεί να υποκαταστήσει την έλλειψη της φυσικής επαφής.

Η διατήρηση και ενίσχυση της σύνδεσης μεταξύ των ατόμων μιας διαδικτυακής ομάδας μπορεί να επιτευχθεί:

• Με την τήρηση συνηθειών όπως το να λέγεται «γεια» και «αντίο» στον εικονικό χώρο, όπως θα γινόταν σε περίπτωση φυσικής παρουσίας.
• Να αφιερώνουμε χρόνο στο ξεκίνημα του meeting για ερωτήσεις που σκοπό έχουν να “σπάσουν τον πάγο” και να απευθύνονται σε όλους τους συμμετέχοντες, όπως για παράδειγμα: «Τι σας απασχολεί σήμερα πέρα από τη δουλειά;», «Τι θα σας βοηθήσει να είστε πλήρως παρόντες σήμερα;».
• Να έχουμε θετική στάση απέναντι στους συνομιλητές μας, δίνοντας θετικό feedback σε αυτά που λένε, πριν πούμε τη δική μας άποψη. Για παράδειγμα: «Συμφωνώ με αυτά που ειπώθηκαν και θέλω να προσθέσω…».
• Να έχουμε υπομονή να ολοκληρώσει ο συνομιλητής μας, πριν παρέμβουμε.

Έρευνες δείχνουν ότι οι εργαζόμενοι αισθάνονται περισσότερο συνδεδεμένοι με τους άλλους, όταν οι τηλεδιασκέψεις είναι συχνές, σύντομες και πραγματοποιούνται με μικρές ομάδες, σε αντίθεση με πιο αραιές συναντήσεις με πολλούς συμμετέχοντες.

Η μη λεκτική επικοινωνία είναι παρούσα και δεν λείπει από τις διαδικτυακές συναντήσεις. Το πρόσωπο είναι αυτό που φαίνεται πιο καθαρά. Γι’ αυτόν τον λόγο χρειάζεται να εκπαιδευτούμε περισσότερο στις εκφράσεις του προσώπου, για να λάβουμε περισσότερες πληροφορίες για τα μέλη της ομάδας. Αυτό, φυσικά, προϋποθέτει να διατηρούμε την οθόνη μας ανοιχτή.

Η διαδραστική προσέγγιση στις διαδικτυακές συναντήσεις κρατάει το ενδιαφέρον των συμμετεχόντων. Ο συντονιστής της συνάντησης καλό είναι να μοιράζεται την agenda του meeting εκ των προτέρων. Με αυτόν τον τρόπο κατανέμει τον χρόνο και την ιεράρχηση των θεμάτων στους συμμετέχοντες, ώστε να αποφεύγεται ο μονόλογος, και δίνονται περισσότερα ερεθίσματα για αλληλεπίδραση και συμμετοχή. Μην παραλείπουμε να εξασφαλίζουμε ότι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να μιλήσουν και να μοιραστούν τις σκέψεις τους, καλλιεργώντας μια κουλτούρα συμμετοχής.

Η αύξηση των διαδικτυακών συναντήσεων δημιούργησε τον όρο “zoom fatigue”, ο οποίος αναφέρεται στην κούραση και εξουθένωση από την παρατεταμένη έκθεση σε meetings/εκπαιδεύσεις μπροστά από την οθόνη μας. Μπορεί να επηρεάσει δραστικά την ικανότητα να συνδεθούν τόσο κατά τη διάρκεια των meeting όσο και μετά. Σε ένα πρώτο επίπεδο, η εξασφάλιση των απαραίτητων τεχνικών προδιαγραφών, όπως ικανοποιητικός ήχος και καλή σύνδεση στο internet, προστατεύει τη μη διατάραξη της ροής της επικοινωνίας. Η αποφυγή του “self view” στην οθόνη βοηθάει να μεταφέρουμε την προσοχή από την οθόνη στο meeting. Όταν βλέπουμε τον εαυτό μας στην οθόνη, η φυσική μας αντίδραση είναι να κρίνουμε κάθε κίνησή μας και κάθε χειρονομία μας, που μπορεί να μεγεθύνει το άγχος μας.

* Η κα Χριστίνα Παναγιωτακοπούλου παρέχει υπηρεσίες σε εταιρείες μέσω ατομικών συνεδριών, μικρών ομάδων εργασίας, εκπαιδευτικών σεμιναρίων και συμβουλευτικής (coaching).

Διατηρεί προσωπικό γραφείο για την παροχή συνεδριών ψυχοθεραπείας και συμβουλευτικής σε άτομα, οικογένειες, ζευγάρια και ομάδες.

Έχει υπάρξει ανώτατο στέλεχος Ασφαλιστικών Εταιρειών.

e-mail: [email protected]

Ακολουθήστε την ασφαλιστική αγορά στο Google News